7 messaggi per migliorare la comunicazione con gli ospiti

Come comunicare con i futuri ospiti della tua casa vacanze? Nella nostra esperienza nella gestione affitti brevi per conto dei nostri clienti proprietari, abbiamo capito che, per avere successo in questo settore, la comunicazione riveste un ruolo fondamentale.

Non basta creare un ottimo annuncio ottimizzato che sappia attirare gli ospiti, e non puoi limitarti a offrire un ambiente curato e confortevole. Certamente questi elementi sono di fondamentale importanza, ma devi sapere che gli ospiti desiderano sentirsi supportati e percepire la tua vicinanza in caso di necessità. Come fare? Comunica al meglio con lui, evitando di assumere comportamenti comuni ma errati. Vediamo quali.

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Ti auguriamo buona lettura e non dimenticare di scoprire il nostro canale YouTube Turidea per ottenere sempre nuovi consigli gratuiti dal mondo degli affitti brevi in formato video.

1 – Evita di dire bugie sull’appartamento

Durante le nostre consulenze per host ci viene spesso chiesto perché alcuni ospiti restano delusi da una casa vacanze. Nella maggior parte dei casi, abbiamo notato che l’host aveva creato delle aspettative troppo alte dicendo qualche bugia… o omettendo qualcosa.

Non puoi dire a un potenziale ospite che ti contatta che disponi di un parcheggio libero se poi davanti alla tua casa ci sono solo i posteggi a pagamento. L’ospite che raggiunge il tuo alloggio si aspetta di poter parcheggiare comodamente l’auto e non può rinunciare a questo fondamentale servizio. Ovviamente, la delusione di fronte alle tue false dichiarazioni non potrebbe far altro che far cominciare molto male il soggiorno.

Il nostro consiglio è quello di essere sempre trasparenti, anche dove ci dovessero essere difficoltà. Ovviamente ti consigliamo di sottolineare sempre i pregi del tuo alloggio, ma a qualunque domanda ti ponga un ospite via chat, sii sempre sincero.

2 – Non far attendere troppo l’ospite

Se un ospite ti contatta su Airbnb, via mail o su altre piattaforme OTA, non esitare a rispondere. Attiva le notifiche e dimostra da subito la tua disponibilità e professionalità. Gli ospiti si sentiranno da subito accolti e saranno più propensi a visitare il tuo alloggio.

3 – Non dimenticare il messaggio di ringraziamento

Quando un ospite prenota la struttura, vorrebbe conoscere l’host che lo ospiterà, per capire se sia una persona disponibile e affidabile. Non appena ricevi la prenotazione, invia un messaggio di ringraziamento e dimostra agli ospiti di essere aperto a rispondere a qualsiasi loro domanda.

Si tratta di un piccolo gesto che indica però la tua grande attenzione verso il benessere dei turisti.

4 – Non dimenticare il messaggio prima dell’arrivo degli ospiti

Quando un ospite intraprende un viaggio per raggiungere il tuo alloggio, potrebbe essere un po’ spaesato. Il lungo volo, il cambio dei mezzi, la partenza molto presto alla mattina potrebbero stancarlo molto. Ecco perché gli host dovrebbero fornire in anticipo tutte le informazioni per facilitare l’arrivo degli ospiti in struttura.

Qualche giorno prima dell’arrivo dei turisti, invia un messaggio contenente tutte le indicazioni per raggiungere l’alloggio. Quali mezzi pubblici prendere, a che ora, a quale costo, dove trovare dei punti di ristoro, quali numeri utili chiamare ecc. Illustra anche le procedure di check in, in modo che la procedura si svolga in fretta e gli ospiti avranno tutto il tempo per riposarsi.

5 – Non dimenticare il messaggio di benvenuto

Quando gli ospiti raggiungono, finalmente, la struttura, vorrebbero sentirsi accolti e sapere che cosa visitare nei dintorni. Un ottimo modo per migliorare l’accoglienza, soprattutto se si fa uso del self check-in, è quello di inviare un messaggio di benvenuto con tutta una serie di informazioni, trattate brevemente e in modo amichevole:

• un ringraziamento per aver scelto di soggiornare nella struttura e un caloroso benvenuto
• un breve accenno alle regole della casa
• quali servizi utili ci sono in zona e a che distanza
• quali attrazioni si possono visitare e a quale costo
• principali mezzi che si possono utilizzare in caso di mancanza di un veicolo proprio
• un augurio di trascorrere un piacevole soggiorno

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6 – Non essere troppo invadente

Ci sono degli host che tendono a essere un po’ troppo apprensivi nei confronti dei loro ospiti. Durante i corsi per migliorare il business degli affitti brevi, ribadiamo sempre che si possono scrivere al massimo 3 messaggi durante il soggiorno: al momento dell’arrivo, dopo la prima notte per assicurarsi che vada tu

Per il resto, bisogna limitarsi a rispondere alle richieste dei turisti, qualora arrivino. Inviare molti messaggi per sapere come sta andando il soggiorno rischia di risultare un po’ soffocante. Magari un host si preoccupa del benessere dei suoi ospiti e li contatta in buona fede, ma in vacanza le persone desiderano anche godersi il relax e la propria privacy.

7 – Evita di generare discussioni in caso di lamentele

Può succedere che, durante il soggiorno, l’ospite non sia soddisfatto di qualche dettaglio che riguarda l’appartamento. Mantieni la calma in questi casi. Non sempre i turisti esprimono educatamente il loro punto di vista, ma gli host devono sempre mantenere la loro professionalità.

Innanzitutto, dimostrati sempre dispiaciuto per i disguidi che hanno incontrato. Scusati e intervieni tempestivamente. Anche quando l’ospite si lamenta per dei fattori davvero trascurabili, sii disponibile per risolvere il suo problema. La gentilezza ripaga sempre, anche di fronte ai clienti più difficili.

Conclusioni

Oggi abbiamo scoperto alcuni comportamenti che a volte gli host adottano e che vanno a minare la comunicazione con l’ospite. Gran parte della soddisfazione dei turisti che visitano il tuo alloggio dipende dal tuo modo di accoglierli e rispondere alle loro necessità. Il nostro consiglio è sempre quello di portare pazienza e di dimostrare sempre gentilezza. Vedrai che così guadagnerai molte recensioni positive e, quindi, migliorerai i tuoi affari.

Se poi ti rendi conto di aver bisogno di un supporto professionale, non esitare a scoprire i nostri servizi. Scopri gli strumenti che ogni gestore dovrebbe utilizzare per migliorare il suo business. Tra questi, offriamo modelli di messaggi da inviare agli ospiti, per comunicare al meglio e più velocemente.

Se serve un supporto maggiore, non esitare a contattarci e a chiedere un preventivo senza impegno sul nostro servizio di gestione casa vacanze, così da poterti dedicare maggiormente alle altre tue attività lavorative o al tuo tempo libero.