Se anche tu fai parte della folta schiera di persone che stanno affittando il proprio appartamento su Airbnb o intendono farlo ma non hanno tempo di seguirlo a dovere, beh sappi che non sei il solo… e sei nel posto giusto: in questo articolo cercheremo proprio di aiutare chi come te ha bisogno di una mano e non sa a chi rivolgersi, mettendo luce su uno strumento molto utile ma spesso poco chiaro messo a disposizione dal più grande portale di affitti online, aggiungendo qua e là qualche suggerimento tratto dalla nostra esperienza di gestori di appartamenti. Dunque rilassati e prenditi qualche minuto per leggere; al termine della lettura ti sarà molto più chiaro come funziona il co host airbnb e in quali casi può essere utile avvalersene.

Pronto? Allora iniziamo!

Chi è il co-host su Airbnb

Co Host AirbnbIl ruolo di co host nasce sostanzialmente da due esigenze:

  • la prima è di colui che ha un alloggio in affitto breve pubblicato sulla piattaforma Airbnb (o magari intende iscriversi) ma non ha il tempo di seguire alcune o tutte le attività che ruotano attorno al ruolo di host: le più comuni sono effettuare i check-in, fare le pulizie, aiutare gli ospiti durante il soggiorno, controllare l’alloggio all’uscita dell’ospite, rispondere tempestivamente ai clienti ecc.
  • La seconda è di colui che ha del tempo libero e vuole mettersi a disposizione degli host mettendo da parte qualche soldo: magari si tratta di uno studente o una casalinga, un amico o un parente, o magari di un altro proprietario o di una ditta specializzata in questo ruolo.

Queste due necessità, diametralmente opposte, hanno dato origine all’idea di Airbnb di prevedere questa figura che ha il compito di assistere il proprietario in alcuni compiti senza privarlo di alcun diritto sull’alloggio. In pratica è uno strumento che consente di ripartire in maniera automatica i ruoli della gestione di un appartamento, consentendo anche una equa ripartizione del compenso (di questo ne riparleremo di seguito).

Come si fa ad aggiungere un co host? Se hai già il tuo appartamento iscritto sulla piattaforma segui queste semplici istruzioni: vai su “host” poi clicca su “annuncio” ed infine su “co-host”. A questo punto il portale ti dà la possibilità di invitare un amico cliccando sull’apposito bottone e, inserendo l’indirizzo mail del destinatario, avrai la possibilità di invitarlo innanzitutto ad iscriversi ad Airbnb, ed in seguito di diventare tuo co-host.

Come cercare un co host: strumenti e riflessioni

Co Host Booking.comAbbiamo notato che molti degli host e proprietari che assistiamo arrivano a noi proprio perché da qualche tempo a questa parte, Airbnb non dà più la possibilità di ricercare un co host tramite il marketplace dei co-host.

Il marketplace dei co-host era una piattafora (una specie di mercatino) dove un potenziale aiutante si metteva a disposizione dei proprietari entro un certo raggio da casa sua, fornendo una lista di servizi che era disposto a ricoprire e indicando una percentuale come compenso sul totale incassato.

Al momento quindi, se non conosco nessuno di fiducia disposto ad aiutarmi e cerco co host airbnb, posso solo rivolgermi a chi lo fa di mestiere.

Perché Airbnb sta facendo questo? Perché sottrae ai suoi clienti questo servizio così utile? Non vi è una risposta ufficiale, ma alcune fonti sostengono sia a causa dei troppi account registrati che non producono risultati.

Airbnb conta circa 4,5 milioni di inserzioni: i suoi maggiori competitor Booking.com e Homeaway messi insieme ne fanno 3,2. Sembrerebbe un controsenso, ma in realtà ogni iscritto rappresenta un costo per la piattaforma (ad esempio per l’assistenza) e l’idea sembra quindi essere quella di limitare il numero di account solo a quelli più produttivi per semplificare le attività interne.

Questo, insieme ai crescenti standard qualitativi che il sito richiede ai proprietari, sembra suggerire che il futuro di questo portale sia rivolto solo a coloro che garantiscono alti standard qualitativi, e quindi… tante vendite!

Va da se che chi si approccia a questo mercato deve partire già da ora con l’idea che, per non avere problemi dovrà fornire un ottimo servizio, ed in questo un bravo co-host svolge un ruolo chiave.

Cosa può fare un co host Airbnb: le mansioni e qualche consiglio

Co Host AirBnBUna delle domande che ci vengono rivolte più di frequente dai proprietari che assistiamo riguarda i compiti che possono essere ricoperti dalla figura del co-host.

Ecco quindi una lista di tutte le attività al momento disponibili ad essere delegate, arricchite con qualche suggerimento tratto dalla nostra esperienza di gestori di appartamenti:

  • Preparare l’alloggio per gli ospiti
    Se non hai mai pubblicato il tuo appartamento su Airbnb o semplicemente non hai modo di allestirlo al meglio, il co-host ti può aiutare nella fase di preparazione dell’alloggio consigliandoti ad esempio piccole migliorie estetiche: si parla in questo caso del il cosiddetto home staging, ovvero l’arte di trasformare un appartamento abbellendolo con pochi soldi. Di solito questa è una delle prime fasi che affrontiamo quando gestiamo un appartamento di un cliente, poiché il medesimo alloggio con pochi accorgimenti può davvero diventare irriconoscibile e affascinante, traducendosi in migliori recensioni e quindi maggiori guadagni.
    Oltre all’home staging il co host può effettuare un analisi della casa verificandone il funzionamento e suggerendoti le manutenzioni da effettuare, può preparare un manuale della casa da consegnare all’ospite al suo arrivo, può acquistare per conto tuo oggetti che migliorino l’esperienza del viaggiatore come attrezzatura da cucina, cassette di sicurezza, kit medico e ovviamente gli indispensabili (carta igienica, scottex ecc). Se particolarmente in gamba, il co host può creare anche una check list di cose da controllare prima dell’arrivo di ogni guest così da non dimenticare proprio nulla!
  • Creare l’annuncio dell’abitazione
    Questa è un’altra attività del co-host estremamente delicata in quanto ogni alloggio possiede delle caratteristiche positive e negative, ma la maniera in cui vengono raccontate (e vanno raccontate entrambe) ne determina il successo o il fallimento. E’ fondamentale che quando si delega questa attività, la persona prescelta sia abile nella scrittura e sappia valorizzare l’alloggio spiegando pro e contro con la giusta enfasi senza apparire esagerato o sbrigativo.
    Spesso gli host che ci contattano per chiederci un aiuto credono che la loro descrizione sia stata fatta correttamente eppure non ricevono le prenotazioni sperate: spesso notiamo invece che si tratta di descrizioni fredde, frettolose, a volte addirittura minacciose!
    Un aneddoto: ci è capitato di leggere sulla pagina di un host che ci ha delegato la gestione del suo profilo frasi come “astenersi perditempo” o “chiunque non rispetterà le regole della casa sarà multato con una pesante sanzione di 1.000€”. Ok, sono situazioni estreme, ma mi raccomando scegliete con attenzione il co-host!!
  • Inviare messaggi agli ospiti e riceverli
    Il co host potrà letteralmente chattare con gli interessati, anche via cellulare. Attenzione però a non sottovalutare l’importanza di questo compito, perché può rappresentare la vostra fortuna o la vostra rovina!Alcuni consigli tratti dalla nostra esperienza:

    • Assicuratevi che il co host che scegliete abbia molto tempo libero, o comunque possa accedere di frequente ad Airbnb: la tempestività di risposta è fondamentale per non perdere il cliente oltre ad essere premiata con un miglior posizionamento;
    • Scegliete un partner che sappia parlare fluentemente l’inglese, o vi perderete una grossa fetta di potenziali clienti;
    • Istruite il vostro assistente a programmare i messaggi da inviare agli ospiti prima, durante e dopo la permanenza, inviando istruzioni di viaggio, verificando che tutto vada bene e chiedendogli una recensione dopo il check-out. Verrete ricompensati con un ottima valutazione: anche la comunicazione riceve un punteggio su Airbnb!
  • Gestione delle prenotazioni
    Il titolare di un annuncio può scegliere tra due impostazioni di prenotazione: una è quella “tradizionale”, l’altra è la prenotazione immediata, entrambe gestibili dal co host.

    • Nella prenotazione tradizionale, il tuo aiutante sarà chiamato a scegliere se accettare o rifiutare una prenotazione. Questo tipo di impostazione è ideale per chi vuole controllare volta per volta la disponibilità del suo alloggio e riservarsi il diritto di rifiutare ospiti che non gli danno fiducia. Se rientrate in questa categoria, fate attenzione a comunicare bene al vostro co-host le caratteristiche da considerare per valutare una prenotazione, perché una volta che avrà agito, non potrete tornare sui vostri passi operando dal vostro profilo! Il collaboratore infatti, agisce a tutti gli effetti in nome e per conto vostro!
    • Nella prenotazione immediata, l’assistente non potrà scegliere se accettare o rifiutare una prenotazione, dato che per sua natura questo tipo di impostazione consente di saltare l’approvazione del proprietario. C’è comunque la possibilità di impostare dei limiti alla prenotazione immediata, ad esempio quando a prenotare è qualcuno che non ha recensioni all’attivo. In casi di necessità comunque, il co-host sarà in grado di cancellare un soggiorno già confermato, ma fate molta attenzione ad usare quest’ultima soluzione, perché vi penalizzerà nei risultati di ricerca!
  • Accogliere gli ospiti
    Nel nostro lavoro di gestione appartamenti abbiamo notato che questo rappresenta spesso lo scoglio maggiore per un proprietario di casa che voglia affittare tramite gli affitti brevi con Airbnb o portali simili.
    “Devo lavorare e non riesco ad accogliere l’ospite”, “abito lontano dall’appartamento, e fare tutta quella strada ogni volta sarebbe troppo scomodo”: ti riconosci in una situazione simile? Tutto normale: questi sono alcuni dei problemi più ricorrenti e che a volte scoraggiano il proprietario dall’affittare, fino a spingerlo a lasciare sfitto un alloggio che potrebbe rappresentare una rendita.
    La buona notizia è che un co-host può svolgere questa attività incontrandosi con i guest, aprendogli la porta e mostrandogli la casa dando tutte le informazioni di cui necessitano. E’ davvero una grossa comodità per chi non può fare diversamente! Il consiglio che diamo in questa fase è di rivolgersi ad un collaboratore affabile, dotato di un fluido inglese parlato e… puntuale! Non sapete quante volte degli host che assistiamo ci hanno raccontato di figuracce dei propri collaboratori che si sono tramutate in pessime recensioni!
  • Assistenza agli ospiti durante il soggiorno
    Per qualsiasi necessità, il co host potrà risolvere le necessità più impellenti del guest dandogli indicazioni sull’utilizzo della casa, l’ubicazione dei servizi principali, dei ristoranti, delle attrattive e così via. Può anche intervenire di persona per risolvere problemi col wi-fi o per aprire la porta se rimangono chiusi fuori. Si tratta di un attività di grande valore per l’ospite, che non si sentirà mai abbandonato a sé stesso: anche se non siete albergatori, sappiate che il vostro cliente sarà abituato a ragionare nell’ottica di un hotel, e (che piaccia o no) pretenderà un servizio molto simile. D’altronde una locazione turistica può essere vista come una piccola attività ricettiva, e un valido collaboratore vi aiuterà a fare bella figura!
  • Scrivere recensioni ai guest
    Anche se non è obbligatorio, è sempre bene lasciare una recensione ad un ospite che ha soggiornato presso la vostra struttura per due motivi: il primo è che aiuterete i successivi host a capire con chi hanno a che fare, e il secondo è che dopo averla rilasciata arriverà un messaggio all’ospite che lo inviterà a lasciarvi a sua volta una recensione o non potrà vedere quella fatta da voi! Quindi una chance in più per ricevere una recensione!
  • Aggiornare i calendari e i prezzi
    Per massimizzare il ricavato della vostra attività è essenziale aggiornare costantemente la disponibilità del vostro alloggio e i prezzi delle relative date, ed il co host può farlo per voi.
    Se sottovalutate questa attività incorrerete in due rischi:

    • Dimenticare bloccate delle date che sarebbero invece disponibili, e per le quali quindi non figurerete nemmeno tra i risultati;
    • Tenere prezzi troppo bassi o troppo alti, sprecando possibili guadagni o facendovi battere dalla concorrenza.

    Nel nostro lavoro di gestione appartamenti stiamo molto attenti a questi aspetti e li affianchiamo ad un analisi della concorrenza giornaliera: solo in questo modo si può settare il giusto prezzo, ed è quello che vi consigliamo di raccomandare anche al vostro co-host!

  • Gestione delle pulizie e cambio lenzuola
    Un co-host può sia gestire le pulizie (ovvero incaricarsi della ricerca della giusta persona interfacciandosi per ogni ospite) che effettuare in prima persona le pulizie ed il cambio biancheria. Nel primo caso gli verrà riconosciuta una quota solo per la gestione, nel secondo gli verrà invece girato per intero il compenso destinato alle pulizie.
    Inutile sottolineare quanto questo aspetto sia forse il più importante tra tutti i parametri di giudizio: chi mai vorrebbe soggiornare in un alloggio con batuffoli di polvere e Nutella sparsa ovunque!
  • Gestione delle manutenzioni ordinarie
    Hai paura che un piccolo guasto possa rovinare l’esperienza del tuo ospite tramutandosi in una pessima recensione? Il co-host ti aiuta anche in questo, controllando l’appartamento prima di ogni arrivo evitando brutte figure.
    Nelle nostre consulenze, spesso raccomandiamo anche l’utilizzo di un assicurazione ad hoc. Ne esistono diverse sul mercato e permettono di coprire i danni con franchigie decisamente basse. Vale la pena valutarle!
  • Interfacciarsi con l’assistenza
    Per qualsiasi problema il team di assistenza Airbnb è sempre disponibile, ma l’attesa a volte può essere lunga e la gestione delle problematiche non sempre elementare. Se non hai voglia di impazzire dietro a questi aspetti, un buon assistente ti permetterà di liberarti da molti pensieri, ma assicurati che sia pratico del portale e sappia bene come districarsi nelle procedure: a volte conoscere quali sono gli strumenti a disposizione del proprietario, può aiutare l’assistenza a tutelare i propri interessi!

Cosa non può fare un co host

Come avete visto, il vostro assistente potrà fare praticamente tutto, eccetto:

  • accedere alle informazioni dei vostri compensi e tasse che vi riguardano. Non potrà in pratica buttare l’occhio nel vostro portafogli;
  • accedere ai messaggi scambiati con gli ospiti prima del momento in cui ha ricevuto l’incarico;
  • sbirciare le attività del proprietario quando quest’ultimo usa il portale come guest.

Come funzionano le recensioni se disponi di un co host

Come abbiamo ripetuto più volte nel corso dell’articolo è estremamente importante avvalersi di un co host valido e professionale. La principale ragione è che costui opera in nome e per conto dell’amministratore del profilo (l’host) e dunque ogni recensione che lo coinvolge andrà comunque a finire sul profilo dell’alloggio e dell’amministratore, e non sul suo profilo personale.

Quanto costa un co host: come individuare la giusta percentuale

Quanto costa un co host?L’aiuto fornito da un co-host può fare la differenza tra affittare e non affittare un appartamento. Ma qual è il giusto valore da riconoscere ad un collaboratore?
In base alla nostra esperienza nella gestione di appartamenti, abbiamo riscontrato che il compenso richiesto è molto variabile e dipende da quali e quante mansioni si delegano al collaboratore.
In generale, si va da un minimo del 10% per la gestione delle cosiddette “attività online” ovvero quelle svolgibili da computer (gestione calendari, assistenza clienti, gestione prenotazioni) ad un massimo del 30% per servizi completi “all inclusive” compresi di gestione prezzi, manutenzione e pulizie. Ci sono partner che richiedono percentuali anche più elevate, ma sinceramente riteniamo tali valori fuori mercato, ed in tal caso vi suggeriamo di rivolgervi ad altri.

Facciamo un esempio: se affittate il vostro appartamento a 60€ a notte + 50€ di spese di pulizie (al netto dei compensi Airbnb), e il co-host vi richiederà un compenso del 20% senza accollarsi i costi di pulizia, i calcoli da fare saranno i seguenti:

  • Totale incassato: (60€ x 3) + 50€ = 230€
  • Importo spettante a voi: 80% di 180€ (ovvero 60€ x 3) = 144€
  • Importo spettante al co host: 36€
  • Importo dovuto all’impresa di pulizie: 50€

I suddetti importi verranno automaticamente ripartiti da Airbnb a parte quelli delle pulizie, che dovrete girare voi a chi di competenza.

 

Conclusioni: consigli ed errori da non fare

Come avrai capito, avvalersi di un co host rappresenta una grande opportunità ma anche un rischio:

  • L’opportunità è che compiendo azioni al posto tuo ti alleggerirà da pensieri e preoccupazioni, talvolta facendo la differenza tra mettere a frutto il tuo alloggio e tenerlo sfitto.
  • Il rischio riguarda la scelta del co host, che deve essere assolutamente una persona valida, affidabile, puntuale e preparata: in una parola professionale. Rivolgiti a persone che abbiano questi requisiti altrimenti a farne le spese sarai tu in prima persona attraverso delle cattive recensioni!

Se hai bisogno di un aiuto nella gestione del tuo alloggio e non sai a chi rivolgerti, sentiti libero di contattarci per una chiacchierata senza impegno. Noi di Turidea ci occupiamo proprio di gestione di appartamenti in affitto breve, e saremo lieti di rispondere ad ogni tua domanda aiutandoti a far fruttare il tuo alloggio e liberandoti dalle attività che non riesci a seguire!

Speriamo sinceramente che questo articolo ti sia stato utile! Fai le tue scelte, il mondo degli affitti brevi può regalare grandi soddisfazioni a chi si applica con passione!

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