Gestire un appartamento su diverse piattaforme online non è così semplice come sembra. Date di prenotazione che si accavallano su vari siti come Booking o Airbnb, mancanza di sincronizzazione e calendari organizzati in modo approssimativo, possono essere fonte di disagi e disguidi.

 

Sempre più spesso veniamo contattati per ricercare una soluzione ottimale nella gestione dell’alloggio su più siti di prenotazione. Una via d’uscita c’è, ed è bene conoscerla per non cadere in errori che potrebbero compromettere la tua professionalità ed affidabilità di host.

 

In questo articolo ti spiegheremo come sincronizzare calendario Booking per aiutarti a gestire in maniera ottimale il tuo alloggio e per garantire un piacevole soggiorno ai tuoi ospiti, senza incorrere in rischi di overbooking.

 

Che cosa significa sincronizzare un calendario

sincronizzazione calendario su BookingAlcuni proprietari gestiscono gli annunci dei propri alloggi su più piattaforme simultaneamente come Booking o Airbnb. A questo proposito, una delle attività più delicate è quella che riguarda la sincronizzazione calendari.
Senza la sincronizzazione, se il tuo appartamento riceve una prenotazione, la prima cosa che dovresti fare sarebbe eliminare la disponibilità dagli altri siti manualmente.  Può capitare però che, preso dal lavoro o da faccende domestiche semplicemente tu ti scorda di farlo.

 

Sincronizzare un calendario Booking significa collegare con questo sito tutti i calendari delle varie piattaforme su cui un alloggio è inserito, riducendo in questo modo il rischio di prenotazioni sovrapposte (il cosiddetto “overbooking”).
Va detto che è possibile mettere in comunicazione i portali anche con l’ausilio di software e programmi appositi, solo che si tratta di soluzioni a pagamento; il metodo che ti spieghiamo oggi invece è totalmente gratuito.

 

Perché è importante sincronizzare i calendari

Quando illustriamo queste tecniche nei nostri corsi di formazione per gestori, alcuni ci domandano quali sono nello specifico i disagi in cui si rischia di incorrere. Ebbene, è fondamentale avere sempre il controllo sulla disponibilità dell’alloggio. Un overbooking, oltre a farti perdere tempo, è anche seccante da gestire: contattare gli ospiti e dirgli che la prenotazione è annullata a causa di un accavallamento di date, non ti fa fare una bella figura. Questo senza contare le penalità economica che alcuni portali infliggono. Airbnb ad esempio addebita dai 50$ ai 100$, Booking ti costringe a coprire la differenza di costo con la sostenuta del guest per la nuova sistemazione.

 

 

 

Come si fa ad evitare questo rischio?

Se il tuo appartamento è attivo su più piattaforme, potrai sincronizzare calendario Booking importando i calendari degli altri siti (HomeAway, Airbnb) su Booking o esportando quest’ultimo sugli altri. Ora ti spiegheremo come fare, anche se è giusto ricordare che non si tratta di una tecnica infallibile: quando ricevi una prenotazione, ci vorrà qualche minuto prima che l’informazione passi da una piattaforma all’altra, tempo nel quale potrebbe comunque inserirsi un’altra richiesta. Rimane comunque un’opzione molto migliore di quella manuale, e più economica di quella offerta da software professionali.

 

Come fare la sincronizzazione su Booking: passaggi pratici

collegamento dei calendari tra piattaformeNon tutte le strutture sono idonee alla sincronizzazione. In effetti questa attività è accessibile solo a chi presenta determinati requisiti, elencati nelle impostazioni generali di Booking, ovvero:

  • Massimo 20 tipi di appartamento o camera (discorso valido soprattutto per gli hotel);
  • Nessuna connessione con software di terze parti.

Solitamente il classico proprietario che gestisce solo il suo alloggio rientra tranquillamente in questi requisiti.

 

Come si fa dunque a sincronizzare calendario Booking?

Molto semplice: come prima cosa copia il link fornito dal calendario esterno. Se utilizzi anche airbnb ad esempio, dalla scrivania vai su Annunci, selezioni l’annuncio e clicchi sulla scheda Prezzi e Disponibilità. Se scorri in fondo troverai la voce “esporta il calendario”. Ora non devi fare altro che accedere a Booking in Calendario, e cliccare su “sincronizza i calendari”. Cliccando su “Aggiungi connessione al calendario” potrai incollare il link in tuo possesso e premere su “prossimo passaggio”.

 

Ti consigliamo a questo punto di fare anche il processo inverso: dalla stessa pagina copia il link di booking e incollalo nella medesima pagina descritta prima di Airbnb. Clicca su “fatto” e… hai finito! I tuoi calendari sono sincronizzati. Quando il processo sarà recepito dal sistema, vedrai cambiare lo status da “attivazione” a “ok”. Ogni calendario avrà a questo punto due voci utilizzabili: Sincronizza ora, per attivare l’opzione o Rimuovi per cancellare il calendario dall’elenco.

 

Come tendiamo a ricordare nei nostri corsi di formazione, questa non è procedura immediata, e la prima volta ti consigliamo di verificare in tempo reale lo stato di avanzamento dell’attivazione, per assicurarti di aver seguito correttamente i passi sopraelencati.

 

 

Benefici sulla strategia

Avere una sincronizzazione fra i calendari non comporta solo un’efficienza nella gestione delle prenotazioni, ma anche un maggiore controllo sugli annunci. Cosa significa questo? Che non solo riduci enormemente il rischio di doppie prenotazioni, ma ti sarà possibile possibile confrontare e monitorare le prenotazioni ottenute tramite Booking e tramite altri siti sullo stesso calendario. Ad ogni link che esporti ed importi infatti, ti sarà permesso dare un nome. Se a questo assegni ad esempio il nome del portale, ecco che le prenotazioni da esso ottenute saranno contrassegnate dalla medesima etichetta, e ad esempio dalla schermata di VRBO vedrai le prenotazioni di Booking e Airbnb.

 

Certamente non è lo stesso livello di servizio offerto da software di gestione professionali, ma è molto meglio di ritrovarsi a chiudere in fretta e furia un calendario manualmente, o di scoprire al mattino di aver ricevuto due prenotazioni sovrapposte durante la notte!

 

Conclusioni e servizi

Cercando sul web puoi trovare molte soluzioni in merito a software professionali di gestione in grado di aiutare coloro che gestiscono alloggi. Quello che spesso non viene fornito però, è un servizio di assistenza e formazione, che istruisca coloro che intendono avventurarsi in un’attività ostica come quella degli affitti brevi.

 

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