Nonostante gli host cerchino di prestare la massima attenzione alle loro prenotazioni, potrebbe capitare di commettere degli errori. Uno di quelli più antipatici da risolvere è l’overbooking. Una mancata sincronizzazione dei calendari sulle varie piattaforme, una distrazione o un uso disattento della prenotazione immediata potrebbero portare più ospiti a prenotare per lo stesso periodo utilizzando portali diversi. Non potendo accogliere più ospiti di quelli che la casa vacanze può contenere, dovrai negare l’accesso ad alcuni di loro. E’ evidente che questo evento non giova alla reputazione di host ed è quindi meglio evitarlo.

 

Ok, ma come? Ne parliamo spesso, noi di Turidea, sia nei nostri corsi di formazione per proprietari, che nelle consulenze mirate per gestori, e lo faremo anche nell’articolo di oggi. Sappiamo bene quanto i proprietari ci tengano a gestire al meglio le loro attività e siamo disponibili a supportarli per far crescere il loro business nel mondo degli affitti brevi.

 

Vediamo ora in questo articolo, che cos’è l’overbooking, come gestirlo su Airbnb e Booking e come evitare che accada. Nel frattempo, non ti scordare di iscriverti al nostro canale YouTube Turidea per ottenere consigli rapidi sulla gestione di una casa vacanze.

Cosa vuol dire “overbooking”

come gestire doppie prenotazioniOverbooking è un termine inglese che si riferisce sia al mondo delle strutture ricettive che delle prenotazioni di voli aerei. Significa sovrapposizione di prenotazioni. Avviene quando più ospiti prenotano la stessa stanza nel medesimo periodo. Sembra paradossale, ma nel momento in cui internet ha reso le conferme più facili e veloci, questo evento si è diffuso a macchia d’olio.

 

Come mai? Le spiegazioni possono essere diverse, e risiedono sia nel modo in cui funzionano i siti di prenotazione sia nel modo in cui sono gestiti: le compagnie aeree, ad esempio, mettono a disposizione più posti a sedere, di quelli effettivamente disponibili. Questo perché calcolano una possibile percentuale di persone che rinunceranno al viaggio all’ultimo. Non sempre, però, le persone poi effettivamente rinunciano a presentarsi. Quando questo avviene, può succedere che più viaggiatori si ritrovino a contendersi lo stesso posto a sedere.

 

 

Nel mondo degli hotel e delle case vacanza, l’overbooking è dato più di frequente da errori di gestione dei calendari o bug informatici, soprattutto quando di mezzo ci sono diverse piattaforme o metodi di prenotazione. Il risultato è comunque sempre lo stesso, e risolvere il disguido può essere seccante.

 

Come ridurre i rischi di overbooking

Sul canale YouTube di Turidea, abbiamo già affrontato il discorso della sincronizzazione dei calendari, sia su Booking che su Airbnb. L’overbooking è un incubo per un host e l’unico modo per evitarlo è prestare attenzione alle prenotazioni. Ma come?

 

overbooking su bookingNoi di Turidea consigliamo sempre di aggiornare continuamente il calendario: su Booking è possibile accedervi dalla sezione Tariffe e disponibilità di ogni account, mentre su Airbnb si trova nella parte dedicata alla Disponibilità di ogni annuncio. Non appena arriva una prenotazione, verifica che essa sia ben segnalata su ogni calendario, in modo che nessun altro ospite proceda col “fermare” lo stesso alloggio tramite altre modalità.

 

Ricorda poi di sincronizzare i calendari tra più piattaforme, dato che molti host decidono per aumentare le possibilità di prenotazione, di pubblicare l’annuncio dell’appartamento su più siti OTA. E’ un’ottima strategia, ma il rischio rimane quello di ottenere più prenotazioni per la stessa data! A questo proposito devi sapere che Airbnb e Booking offrono la possibilità di sincronizzare i calendari dei vari siti, in maniera gratuita attraverso importazione ed esportazione dei rispettivi link.

 

Esistono poi comodi software di gestione calendari come channel manager. Questi hanno un costo, ma consentono di gestire con un solo strumento più canali di prenotazione.

 

Cosa fare in caso di overbooking

Pur prestando la massima attenzione a evitare, possono comunque capitare episodi di overbooking. Che fare in questi casi? La prima regola è quella di mantenere la calma. Si tratta di un errore più comune di quanto credi e che si può risolvere con prontezza e gentilezza.

 

 

Noi di Turidea consigliamo sempre di tenere d’occhio le notifiche provenienti dalle piattaforme di prenotazione. Se noti che due prenotazioni sono state portate a termine per lo stesso alloggio, puoi decidere di contattare l’ospite, spiegare la situazione, e chiedergli se può procedere lui a cancellare il soggiorno. Questo passagio, spesso non comporta alcun costo al cliente, ma evita delle belle grane all’host.

 

doppie prenotazioniIn alternativa, chiama subito il portale e avvisa del problema che hai riscontrato. Saranno loro a spostare una delle due prenotazioni, evitando che gli ospiti si presentino all’alloggio lo stesso giorno trovandosi di fronte a una spiacevole sorpresa.

 

Questa seconda operazione, sfortunatamente, potrebbe comportare delle penalità o il pagamento della differenza di prezzo con il nuovo alloggio. La cancellazione di una prenotazione confermata su Airbnb costa a un host ben 50 dollari se avviene più di 7 giorni prima del check-in. Costa il doppio (100 dollari) richiesta a ridosso dell’arrivo degli ospiti.

 

Una cancellazione influisce molto sulla reputazione dell’host: gli ospiti lasceranno recensioni negative, che potrebbero comportare perdita di clienti e anche del badge di superhost; il calendario potrebbe essere bloccato dalla piattaforma stessa in quelle date.

 

Per evitare queste penalità, ti diamo anche qualche altro consiglio pratico:

  • se disponi di più immobili, sposta gli ospiti in un altro vostro alloggio di proprietà, quantomeno se questo è di tipologia simile;
  • chiedi a un altro host di accogliere gli ospiti nella sua struttura, sempre se presenta le stesse caratteristiche di quella precedentemente scelta
  • chiama la piattaforma e verifica se il problema è stato causato da un bug. A volte l’errore potrebbe non essere stato causato dall’host ma da un problema informatico, e quindi in tal caso non sono previste penalità.

 

 

Conclusioni

In questo articolo hai scoperto cosa sia l’overbooking, come gestirlo su Airbnb e Booking. Hai capito che si tratta di un evento spiacevole per qualsiasi host e noi di Turidea abbiamo cercato di darti dei consigli validi per evitarlo.

 

Speriamo di essere più chiari ed esaustivi, ma se dovessi avere bisogno di maggiore supporto, non esitare a rivolgerti a noi: offriamo diverse tipologie di servizi:

 

Approfitta anche dei contenuti presenti sul blog e sul canale YouTube Turidea!