Nel nostro blog, che ha lo scopo di aiutare i proprietari a migliorarsi nella gestione degli affitti brevi, abbiamo parlato più volte degli adempimenti obbligatori. Uno di questi è l’invio degli estremi anagrafici dei propri ospiti agli organi di pubblica sicurezza, cosa che va fatta per ogni soggiorno.

 

Per adempiere a questo dovere si utilizza il portale alloggiati web, una piattaforma messa a disposizione delle strutture ricettive dalla polizia di stato. Anche gli appartamenti turistici sono tenuti a rispettare le registrazioni dei guest, altrimenti rischiano delle sanzioni!

 

Come funziona questo strumento? Cosa fare se il portale alloggiati non funziona? Come si ha accesso alla pagina online? Cercheremo nell’articolo di oggi di spiegarti in maniera semplice tutti questi concetti, basandoci sulla nostra esperienza nel settore come gestori e consulenti. Ora prenditi qualche minuto per te, al termine della lettura avrai chiari diversi aspetti che potrebbero tornarti utili!

 

Che cos’è e come richiedere le credenziali

Come spieghiamo nei nostri corsi per host professionisti, uno degli adempimenti più importanti da rispettare quando si gestisce un alloggio turistico è quello della registrazione degli ospiti sul portale alloggiati.
Ok ma che cos’è di preciso questo portale? Si tratta di un sito web, di competenza della polizia di stato, che è messo a disposizione delle strutture ricettive allo scopo di raccogliere in maniera telematica gli estremi dei visitatori, per qualsiasi ragione essi si spostino.

 

 

Quando va fatta la registrazione?
Ogni struttura, anche gli appartamenti, hanno l’obbligo di registrare gli estremi dei propri guest entro 24 ore dal loro arrivo se la permanenza è di almeno 2 notti, oppure immediatamente se invece il soggiorno è di una notte sola. La registrazione è obbligatoria, e se omessa potrebbero venire applicate delle sanzioni (ne parleremo in seguito).

 

Come richiedere le credenziali di accesso?
Per accedere al portale è necessario un username ed una password. Questi dati vanno richiesti alla questura della propria città, e va detto che ogni zona ha la sua particolare procedura. In genere, sarà necessario fornire il permesso comunale, i dati dell’alloggio e gli estremi del proprietario.

 

Ma non è finita qui. Ottenuti username e password bisogna installare il certificato sul proprio browser. Si tratta di un procedimento informatico che ha lo scopo di far si che si possa accedere alla propria area solo da determinati dispositivi. Il procedimento per installare il certificato è un po’ macchinoso, e capita che ci chiedano delle consulenze relative a questa fase. Una volta fatto, hai tutto quello che ti serve per accedere alla tua area: vediamo ora come funziona!

 

Come registrare gli ospiti

Il portale alloggiati web lo puoi trovare facilmente su Google.

Una volta entrato con il tuo account apparirà una semplice schermata con un menu a fianco. Le prime 3 voci sono quelle che userai più di frequente, scopriamole:

  • Inserimento online: accederai qui ogni volta che dovrai inserire gli estremi anagrafici dei guest (approfondiamo questa voce tra poco)
  • Invio file. Questa voce serve a generare un file con i dati che hai appena inserito. Potrai caricare questo file sui portali statistici regionali abilitati per velocizzare la compilazione.
  • Gestione ricevute. Al termine degli inserimenti di ogni soggiorno verrà rilasciata una ricevuta: la troverai in questa sezione. Noi di Turidea ti consigliamo di scaricarla e di conservarla da qualche parte, perché questi documenti rimangono disponibili solo per pochi giorni.

 

Nell’immagine a fianco puoi notare cosa viene mostrato cliccando sulla prima voce del menu “inserimento online”. In questa maschera dovrai andare ad inserire i dati di tutti i tuoi ospiti. La prima registrazione è quella più lunga, perché dovrai digitare valori che successivamente risulteranno precompilati per gli altri membri del gruppo (come la data di arrivo e la permanenza). L’inserimento dei successivi ospiti sarà quindi molto più rapido.

 

Attenzione: quando inserisci un ospite straniero, al posto di campi come “luogo di rilascio” e “luogo di nascita” non inserire il comune come per i guest italiani, bensì la nazione. Una volta finito l’inserimento di tutti i viaggiatori di un determinato soggiorno, potrai inviare le schedine completando così la procedura.

 

Portale alloggiati non funziona? Ecco come fare

A volte capita che il portale alloggiati si blocchi e non funzioni. Ciò può accadere per via di bug o di problemi tecnici… cosa fare in questi casi? Non ti preoccupare, puoi inoltrare i dati dei tuoi ospiti alla questura di competenza via mail o PEC. L’indirizzo della tua questura lo puoi trovare nella sezione contatti del sito.

Ovviamente la mail dovrà contenere le motivazioni che ti hanno costretto ad inviare i dati in questa maniera nonché i tuoi riferimenti, in modo da consentire alle autorità di collegare i dati degli ospiti al tuo account. Infine, le schedine allegate dovranno essere in formato PDF, in modo da facilitarne al massimo la consultazione.

 

Sono previste delle sanzioni?

portale alloggiati web non funzionaQuando ci chiamano per delle consulenze di gestione, spesso ci chiedono anche se sono previste delle sanzioni in caso di omessa trasmissione delle schedine alloggiati sul portale. Ebbene, facendo riferimento all’articolo 109 del T.U.L.P.S., in questo caso è previsto l’arresto fino a 3 mesi o l’ammenda fino a 206€. Può essere applicata anche un aggravante in caso di reiterazione del reato.

 

Noi di Turidea ti suggeriamo di fare sempre presente agli ospiti l’obbligatorietà della consegna dei loro documenti: può capitare infatti che alcuni di loro, specialmente quelli stranieri, rimangano sorpresi quando gli chiedi il passaporto o la carta d’identià. Per evitare fraintendimenti, può essere una buona norma scrivere di questo dovere nell’annuncio o nelle regole della casa.

 

Il servizio di consulenza e gestione di Turidea

La registrazione sul portale alloggiati è solo uno degli adempimenti burocratici da svolgere quando si gestisce una casa vacanze: tassa di soggiorno, comunicazione al comune, registrazione sul portale statistico (oltre ovviamente alle attività operative come i check-in, la preparazione dell’appartamento e così via). Se credi di aver bisogno di una mano nella gestione del tuo alloggio, siamo a tua disposizione!

 

Sul nostro sito trovi sia blog che video ricchi di suggerimenti utili per migliorare i tuoi rendimenti. Se non dovesse bastare, ti possiamo aiutare anche con:

Speriamo di aver messo un po’ di chiarezza sull’utilizzo di uno strumento importante come il portale alloggiati web. A presto!