Nell’era digitale in cui viviamo, la tecnologia continua a trasformare e semplificare numerosi aspetti delle nostre vite. Questo vale anche per i proprietari di case vacanze.
Come ben saprai, in conformità con il T.U.L.P.S., art. 109, è obbligatorio registrare gli ospiti presso la struttura e comunicare i dati alla Questura, seguendo le stesse procedure seguite dagli hotel e le pensioni.
Fortunatamente, con l’avvento della digitalizzazione, questo processo è diventato molto più agevole e conveniente. Oggi, per effettuare la registrazione dei clienti presso la Questura, è sufficiente accedere al pratico e semplice portale Alloggiati Web.
Se sei un host all’inizio della tua carriera, potresti voler sapere come funziona il Portale Alloggiati Web. Di solito, trattiamo questo argomento nei nostri corsi per proprietari di case vacanze, ma abbiamo deciso di dedicare qualche parola all’argomento anche qui sul nostro blog, perché lo riteniamo molto importante.
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Indice dell'articolo
Cos’è il Portale Alloggiati Web e come funziona
Il portale Alloggiati Web è uno strumento digitale fornito dalla Polizia di Stato che consente ai gestori di strutture turistiche di registrare in modo rapido e semplice i dati degli ospiti che soggiornano presso di loro. Questo sistema ha sostituito il vecchio metodo manuale, rendendo la comunicazione dei dati degli alloggiati più efficiente e moderna.
Per utilizzare il portale Alloggiati Web, non è necessaria un’iscrizione, ma è sufficiente ottenere le credenziali di accesso.
Le credenziali di accesso per la registrazione
Per ottenere un username e una password per accedere al Portale Alloggiati Web, basta recarsi presso la Questura più vicina e richiedere le credenziali per accedere al portale. Hai due possibilità: puoi recarti di persona oppure contattare la Questura via email o telefono per ottenere le informazioni necessarie.
Ogni zona può avere una procedura specifica, ma di solito in Questura richiedono il permesso comunale, i dati dell’alloggio e gli estremi del proprietario. Prepara dunque questa documentazione.
Una volta ottenuti i dati di accesso, è necessario installare un certificato sul proprio browser. Questo passaggio è un po’ complesso e a volte richiede consulenza. Noi di Turidea possiamo affiancarti in questo processo, se lo ritieni necessario. Una volta completato con successo, avrai accesso alla tua area personale e potrai gestire le comunicazioni degli alloggiati in modo digitale.
Come funziona la registrazione degli ospiti mediante il Portale Alloggiati Web
Passiamo ora alla pratica, a ciò che dovrai fare sempre, entro 24 ore dall’arrivo se restano più di una notte o entro 6 ore se la notte di soggiorno è una sola, quando accogli un ospite nel tuo alloggio.
Per registrare gli ospiti sul portale Alloggiati Web, segui questi semplici passi:
- Prendi nota dei dati anagrafici degli ospiti: tipo di documento, numero e luogo di rilascio, nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, data di arrivo e presunta data di partenza. Non è necessario fotografare o fotocopiare il documento, basta annotarsi i dati
- Accedi al portale Alloggiati Web utilizzando le credenziali fornite dalla Questura. Inserisci il tuo username e password. Dal 2022, gli host ricevono anche una one-time password (OTP) sul cellulare per rendere l’accesso più sicuro
- Una volta dentro il portale, puoi inserire i dati degli ospiti nella scheda dedicata.
Ti diamo un consiglio che potrebbe semplificare molto la tua attività ed evitare discussioni inutili con i tuoi ospiti. Assicurati di mettere un cartello informativo nella tua struttura e sul tuo annuncio Airbnb per spiegare ai tuoi ospiti la normativa della legge italiana riguardante la richiesta di mostrare un documento.
Purtroppo, ci sono degli ospiti che temono per la loro privacy e sono restii a cedere i propri dati personali. Tuttavia, spiega loro
che è un obbligo di legge a cui non puoi rinunciare e che senza i loro documenti non puoi accoglierli in struttura. Vale per tutti gli alloggi, anche hotel e B&B.
Ricorda poi di conservare la ricevuta con firma digitale che otterrai al termine della registrazione per 5 anni, poiché potrebbe essere richiesta in caso di controllo.
Le sanzioni: cosa succede se non registri i tuoi ospiti sul portale?
La registrazione degli ospiti sul portale Alloggiati Web è un obbligo previsto dall’art. 109 del T.U.L.P.S. e non va sottovalutato.
La mancata registrazione costituisce un reato, passibile di arresto fino a 3 mesi o di un’ammenda fino a 206€, con possibili aggravanti in caso di reiterazione. Per evitare problemi legali e la sospensione temporanea dell’autorizzazione per svolgere attività ricettive, è fondamentale rispettare questo obbligo. Soprattutto per gli ospiti stranieri, è consigliabile informarli chiaramente dell’obbligo di consegnare i loro documenti, come passaporto o carta d’identità, al momento del check-in.
Ma perché, ti chiederai, tanta severità per una dimenticanza o il sottovalutare la registrazione di un documento su un portale online?
La registrazione degli ospiti non solo è un dovere legale, ma contribuisce anche a garantire la sicurezza e la correttezza delle operazioni nell’ambito delle strutture ricettive. La registrazione degli ospiti permette alle autorità di avere un controllo sugli alloggiati presenti nel territorio nazionale, migliorando la sicurezza e prevenendo attività illegali o pericolose.
Questo può essere fondamentale per le indagini in caso di eventi criminali o emergenze. Inoltre, la registrazione degli ospiti permette di proteggere i clienti e garantire i loro diritti. In caso di controversie o problemi durante il soggiorno, le informazioni registrate possono essere utilizzate per risolvere eventuali situazioni.
Non di minore importanza è la possibilità di tracciamento delle abitudini dei turisti che offre il Portale Alloggiati Web. La registrazione consente alle autorità di monitorare il flusso di persone nelle strutture ricettive. Queste informazioni sono utili per fini statistici e per valutare l’afflusso turistico in determinate zone, individuando anche interventi per aumentarlo e consentire anche a voi host di ottenere maggiori profitti.
Insomma, la registrazione degli ospiti sul Portale Alloggiati Web è fondamentale. Non hai tempo per occupartene? Ci pensiamo noi di Turidea: scopri il nostro servizio di gestione completa o parziale del tuo alloggio!
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