Uno strumento di fondamentale importanza, che ogni gestore dovrebbe adottare per ridurre il rischio di problemi con gli ospiti, è quello del regolamento per casa vacanze. Si tratta di una lista di regole della casa, sintetiche ma chiare, che hanno lo scopo di avvisare il viaggiatore sul comportamento da tenere durante la sua permanenza.

 

Cosa bisogna scrivere in questo documento per ridurre al massimo gli imprevisti? Ci sono delle cose che è meglio non scrivere? E ancora, come comunicare queste direttive nel modo migliore, per esser sicuri siano recepite?

 

Di questo ed altro parleremo nell’articolo di oggi, anticipandoti alcune delle nozioni che insegniamo nei nostri corsi di formazione per gestori professionisti. Al termine della lettura, che durerà solo qualche minuto, avrai imparato delle nozioni importanti in grado di migliorare la tua esperienza… e quella dei tuoi ospiti!

Perché scrivere un regolamento per casa vacanze

Come prima cosa, è bene chiedersi perché scrivere un regolamento per casa vacanze. Durante uno dei nostri corsi di formazione per host professionisti, uno studente ci ha chiesto perché sia il caso di ripetere nelle regole della casa dei concetti già espressi nell’annunci: non si rischia di essere pesanti e ripetitivi? In realtà no. Devi sempre tenere a mente che chi naviga online ha poco tempo, e raramente si mette a leggere ogni riga di quello che hai scritto. Oltre ciò, anche coloro che invece leggono attentamente tutte le tue direttive, potrebbero dimenticarsene se passa del tempo tra una prima lettura dell’annuncio e l’effettiva prenotazione, o tra la prenotazione e l’arrivo.

 

 

Spesso infatti passano diversi giorni tra la conferma del soggiorno e l’arrivo alla struttura, e il viaggiatore nel frattempo potrebbe essersi dimenticato, ad esempio, che c’è un orario del silenzio da rispettare, o una speciale politica di raccolta dei rifiuti da osservare. E’ bene quindi non solo scrivere delle regole della casa, ma anche ripeterle prima dell’arrivo, e ricordarle durante il soggiorno. La corretta comunicazione è fondamentale per migliorare le recensioni e di conseguenza i tuoi guadagni, ricordalo!

 

Chiarito questo, ecco per te 5 suggerimenti riguardo a cosa inserire (e cosa no) in un regolamento per casa vacanze che si rispetti. Si tratta di esempi tratti dalla nostra esperienza di gestione appartamenti per conto dei proprietari, e confidiamo ti sia utile!

 

 

1) Regole riguardanti il check-in e il check-out

regolamento per ospiti di AirbnbLo sappiamo, si tratta di informazioni già riportate nell’annuncio… ma lo avrai capito, non basta. Se hai stabilito dei vincoli legati all’arrivo e alla partenza, è perché sforare gli orari creerebbe dei disagi sia a te che al guest. Ad esempio, se il viaggiatore arrivasse troppo tardi, potresti non essere in grado di accoglierlo, costringendolo a trovare un’altra sistemazione. O magari potresti acconsentire ad un check-in tardivo… ma solo in cambio un extra.

 

In ogni caso, si tratta di informazioni talmente importanti per l’ospite, che è fondamentale assicurarsi che le abbia comprese bene. In questo caso ti raccomandiamo quindi non solo di scrivere i supplementi per i check-in e check-out fuori orario nelle regole della casa, ma anche di ricordare gli orari al guest prima del suo arrivo! Un ospite opportunamente avvisato, non potrà lamentarsi dicendo che non sei stato sufficientemente chiaro!

 

2) I depositi cauzionali

Analogamente a quanto detto, anche il deposito cauzionale va sottolineato nel regolamento per casa vacanze. Arrivare alla porta, chiedere dei soldi a tuo ospite e veder comparire sorpresa e stupore sul suo volto può essere imbarazzante, e a poco serve sottolineare che “c’era scritto nell’annuncio”. In questa situazione potrebbe anche essere un problema per il viaggiatore reperire il denaro. Magari la banca è distante, oppure ha già sforato la spesa giornaliera e il prelievo non è possibile. Insomma, meglio evitare, e ti suggeriamo quindi di indicare tra le regole della casa il deposito cauzionale. Attenzione, specifica che hai bisogno della somma in contanti: alcuni potrebbero dare per scontata una pre-autorizzazione sulla carta di credito, come avviene in hotel.

 

3) La tassa di soggiorno

Una cosa che solitamente viene omessa dal regolamento per casa vacanze è l’imposta di soggiorno. Di questa voce addirittura spesso non se ne parla nemmeno nell’annuncio.  E’ un errore. E’ vero che non dipende da te e che ogni appartamento nella tua zona deve riscuoterla, ma questa non è una valida ragione per supporre che l’ospite sappia già l’importo che andrà a pagare all’arrivo. Quanto detto vale a maggior ragione se consideri che solitamente questa tassa si raccoglie in contanti.

 

E’ nel tuo interesse quindi che il guest abbia già della liquidità con se quando lo accogli… e magari, proprio grazie al tuo avviso, disporrà della somma precisa, facendoti risparmiare tempo! C’è anche un altro vantaggio: in questo modo eviti ogni tipo di contestazione! Insomma, è un punto talmente importante che è una delle cose che inseriamo quando i gestori ci chiedono di ottimizzare il proprio annuncio.

 

4) Orari del silenzio e regole condominiali

Nel regolamento per casa vacanze vanno ovviamente inseriti quegli aspetti che sono tipici della tua struttura e del tuo particolare contesto. I classici esempi sono gli orari del silenzio, l’utilizzo dei parcheggi, la raccolta differenziata, l’utilizzo delle aree comuni, ma anche le tue politiche nei riguardi degli animali domestici. Specialmente se accetti gli animali con cauzione, ti consigliamo caldamente di riportare questo aspetto nelle regole della casa. In effetti, all’ospite potrebbe essere sfuggito questo aspetto, specie se al momento della prenotazione non era ancora sicuro di portare con se l’amico a quattro zampe. Ricorda che ripetere le informazioni più importanti, significa ridurre il rischio di fraintendimenti e di cattive recensioni.

 

5) Cosa non scrivere

regole da mettere in casa per turistiIl quinto suggerimento riguarda invece cosa non va scritto nelle regole della casa. Innanzitutto bisogna evitare di scrivere troppe informazioni. Un manuale che si rispetti non dovrebbe contenere più di 10 punti. Scrivere troppo è come non scrivere nulla: nessuno si metterà a leggere un trattato di 2 pagine. Piuttosto, seleziona gli elementi essenziali, e ordinali per importanza.

 

Ad esempio, quando prepariamo i manuali della casa per i nostri clienti, facciamo uso di un design gradevole e di elenchi puntati che permettano, in poco spazio, di riassumere tutte le maggiori informazioni. Infine, usa sempre un tono professionale. Evita frasi come “il mancato rispetto di queste regole sarà punito con una sanzione”: non fare il poliziotto, piuttosto sii tu il primo a dare l’esempio, esprimendo i concetti in maniera gentile, e ringraziando della collaborazione. Se l’ospite ti sembra dubbioso, spiega la ragione che sta dietro alla regola, vedrai che il guest capirà e non ti penalizzerà.

 

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